Políticas de privacidad

HERRAJES Y SOLUCIONES FK S.A.S., sociedad comercial legalmente constituida bajo las leyes de la República de Colombia, identificada con NIT 901.440.999-8, y con domicilio principal en la ciudad de Medellín, Departamento de Antioquia, en la Calle 37 # 66 A – 70 (en adelante, HYS), cuya actividad comercial es la importación y comercialización de productos de ferretería y para construcción interna, reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales de sus colaboradores, clientes, proveedores, distribuidores y, en general, de todos sus agentes de interés respecto de los cuales ejerce Tratamiento de Datos Personales.

TÍTULO I
DEFINICIONES
Los conceptos que a continuación se presentan son resultado de lo expuesto en la Ley 1581 de 2012, su
Decreto Reglamentario 1377 de 2013, y el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.
I.Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado que el Titular da a HYS para llevar a cabo
el Tratamiento.
II.Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales de propiedad de HYS, que sea objeto de Tratamiento.
III.Dato Personal o Datos Personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o
varias personas naturales determinadas o determinables.
IV.Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en
asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento. Para los efectos de la presente
Política, la Responsable del Tratamiento es HYS.
V.Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en
asocio con otros, realice el Tratamiento por cuenta de HYS.
VI.Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
VII.Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la
recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
VIII. Área encargada de Protección de Datos Personales/Oficial de Privacidad: Responsable al interior
de HYS, encargado de vigilar, controlar y promover la aplicación de la presente Política.

TÍTULO II
MARCO LEGAL APLICABLE AL TRATAMIENTO
En virtud de la presente Política, se aplicarán los siguientes referentes normativos y los procedimientos o
lineamientos expedidos por HYS para el Tratamiento.
1) Constitución Política de Colombia
2) Ley 1581 de 2012
3) Decreto Único 1074 de 2015
4) Decretos Reglamentarios
5) Circulares de la Superintendencia de Industria y Comercio
6) Jurisprudencia aplicable
7) La presente Política de Tratamiento de Datos Personales

TÍTULO III
PRINCIPIOS A LOS QUE ESTÁ SUJETO EL TRATAMIENTO
En todo caso, el procesamiento de Datos Personales que se efectúe con ocasión de la presente Política
deberá regirse estrictamente bajo los siguientes principios:
Legalidad: El Tratamiento debe sujetarse a lo establecido en la Ley.
Finalidad: La finalidad del Tratamiento debe ser legítima, temporal e informada al titular.
Límite razonable: Se limitará el almacenamiento y procesamiento de Datos Personales a lo que es
esencialmente necesario para cumplir los propósitos de la relación de negocios, así como el
cumplimiento de los fines autorizados por el Titular.
Libertad: El Dato puede ser tratado sólo con el consentimiento previo, expreso, informado y
autodeterminado por el Titular o por mandato legal o judicial.
Veracidad o calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y
comprensible.
Transparencia: Debe garantizarse el derecho del Titular a obtener información sobre sus datos en
cualquier momento y sin restricciones.
Acceso y circulación restringida: El Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por
el Titular o por las personas previstas en la Ley.Seguridad: Los Datos Personales deben gestionarse con las medidas necesarias para otorgar
seguridad a los registros y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento.
Confidencialidad: Los Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos son reservados y
sólo se pueden suministrar en los términos de la Ley. Toda persona que intervenga en el
procesamiento de la información deberá garantizar su carácter reservado

TÍTULO IV
FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
En su calidad de Responsable del Tratamiento de los Datos Personales, HYS declara que los mismos serán
procesados con ocasión de una o algunas de las finalidades generales y específicas que se indican a
continuación:
Finalidades Generales
A. Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los productos comercializados por HYS.
B. Suministrar información de contacto a la fuerza comercial, telemercadeo, investigación de
mercados y cualquier tercero con el cual HYS tenga un vínculo contractual para el desarrollo y
ejecución de actividades de este tipo.
C. Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o
confirmación de Datos Personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.
D. Contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat para el envío de noticias
relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio.
E. Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de información comercial y
promocional, extractos, estados de cuenta, o facturas en relación con las obligaciones derivadas
de los contratos comerciales celebrados con el Titular.
F. Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por HYS con el Titular de los Datos.

Finalidades Específicas
I. Gestión Administrativa y Contablea)

a)Gestionar la vinculación de proveedores y clientes, con el fin de permitir la realización de los
diferentes procedimientos contables y financieros de HYS.
b) Administración y formalización de los convenios y contratos comerciales con los distribuidores,
proveedores y terceros con quienes HYS tenga relación comercial, y soporte para las auditorías
externas e internas.
c) Reportar anualmente a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), dando
cumplimiento a las obligaciones legales de HYS.
d) Registro y soporte de la información financiera y contable en el software de HYS, con el fin de
realizar seguimiento a las transacciones realizadas.
e) Gestionar los procesos de facturación de HYS con el fin de soportar los pagos dentro de la
contabilidad interna, y servir como soporte para las auditorías externas e internas.
f)Soporte de los procesos de pagos de los servicios públicos de las instalaciones administrativas de
HYS.
II. Recursos Humanos y Salud Ocupacional

a) Promover los procedimientos de verificación y evaluación de los aspirantes en los procesos de
selección, con el fin de ocupar las vacantes ofrecidas por HYS.
b) Control y seguimiento de la formalización de la vinculación laboral de los trabajadores de HYS.
c) Soporte y seguimiento de la entrega de dotación a los trabajadores de HYS, en razón a los
requerimientos del cargo a proveer y la legislación laboral vigente.
d) Control y seguimiento del personal activo e inactivo de HYS con fines estadísticos.
e) Verificar el pago de nómina de los trabajadores de HYS con el fin de reportar las novedades
laborales con incidencia en la liquidación, recobro y pago de nómina.
f) Gestionar el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, con el fin de mitigar riesgos, así
como la adecuada atención de incidentes o eventos en el desarrollo de las diferentes actividades
laborales.
g) Control y seguimiento del ausentismo de los trabajadores de HYS con fines estadísticos.

III.Gestión Comercial, Proveedores, Distribuidores y Contratistas

a) Gestionar la información de los clientes, proveedores y distribuidores para facilitar el manejo
interno de los procesos contables, administrativos y financieros de HYS.
b) Mantener la relación comercial y futuras negociaciones con los proveedores, distribuidores y
contratistas de las diferentes áreas de HYS.
c) Gestionar los programas de capacitación y formación de los trabajadores de HYS acordes con los
requerimientos del cargo del área comercial de HYS.
d) Publicidad del lanzamiento de las promociones comerciales.
e) Publicidad y prospección comercial a través del envío de mensajes de texto o correos electrónicos
a los clientes de información de promociones.

IV.Tecnología, Seguridad y Logística

a) Promover los controles de los sistemas informáticos y tecnológicos de HYS con el fin de llevar la
administración de claves, usuarios, licencias informáticas y soporte tecnológico.
b) Registro y control de las órdenes de compra de proveedores realizadas por HYS, para gestionar
futuras negociaciones.
c) Registro de entrada de correspondencia para la distribución interna en HYS.
d) Gestión de entrada y salida de mercancía.

TÍTULO V
DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN
I.Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales que estén siendo objeto del Tratamiento por
parte de HYS o los encargados del Tratamiento.
II.Solicitar prueba de la autorización otorgada a HYS, salvo cuando expresamente se exceptúa como
requisito para el Tratamiento.
III.Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del Dato cuando en el Tratamiento no se respeten
los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.IV.Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en
la Ley 1581 de 2012.
V.Conocer la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, y los cambios sustanciales que se
lleguen a producir en esta

TÍTULO VI
TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS
Con ocasión de las actividades desarrolladas por HYS, ésta podrá servirse de transferir y/o transmitir Datos
para que sean tratados por terceros responsables dentro y fuera del territorio de la República de Colombia.
Esta transferencia de Datos Personales deberá llevarse a cabo con estricta sujeción a lo dispuesto por la
presente Política y a los estándares de seguridad implementados por HYS. Para la transferencia, HYS
solicitará autorización del Titular de los Datos Personales.
TÍTULO VII
AUTORIZACIÓN DEL TRATAMIENTO
Para el Tratamiento, HYS solicitará la autorización previa e informada al Titular, la cual podrá ser escrita,
verbal o mediante conductas inequívocas. HYS conservará prueba de las autorizaciones obtenidas para el
Tratamiento.

TÍTULO VIII
PROCEDIMIENTO PARA LA PRESENTACIÓN DE RECLAMACIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
HYS dispondrá de los siguientes procedimientos para la atención de consultas y reclamos presentados por
el Titular.

I.Consultas

El Titular, sus causahabientes o cualquiera otra persona con interés legítimo, realizará las consultas a
través de comunicación escrita o por medio de correo electrónico, en el que:
1. Determine su identidad, incluyendo su nombre y número de identificación.
2. Se especifique de manera clara y expresa el motivo de la consulta.
3. Se acredite el interés legítimo con el que actúa, adjuntando en todo caso los debidos soportes.
4. Se indique la dirección física o electrónica de correspondencia a la que se pueda remitir la
respuesta de la solicitud.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de
recibo de la misma. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al
interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se resolverá su consulta, la
cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

II.Reclamos

El Titular, sus causahabientes o cualquiera otra persona con un interés legítimo que consideren que la
información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización, supresión, o
revocación de la autorización otorgada para el Tratamiento, o cuando adviertan el presunto
incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán, por medio físico
o electrónico, presentar oportuna reclamación al área responsable. Dicha reclamación será procedente
una vez se verifique el cumplimiento de los requisitos que a continuación se presentan:

A. El reclamo deberá:

1. Incluir la identidad de quien reclama, aduciendo su nombre y número de identificación;
2. Especificar de manera clara y expresa el motivo de la consulta;
3. Acreditar el interés legítimo con el que actúa el reclamante, adjuntando en todo caso los
debidos soportes y;
4. Indicar la dirección física o electrónica de correspondencia a la que deba remitir la respuesta
de la solicitud. De encontrarse que el reclamo se encuentra incompleto, se requerirá al
interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane
las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante
presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
B. En caso de que HYS no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien
corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al
interesado.
C. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga
“reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día
siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará
al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se resolverá su reclamo, la cual en ningún caso
podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el
Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
Si vencido el término legal respectivo, HYS y/o el encargado, según fuera el caso, no hayan eliminado los
Datos Personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que
ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los Datos Personales.

TÍTULO IX
ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS

HYS dispone de un área responsable de atender y resolver las consultas y reclamos del Titular de los Datos
Personales o personas legitimadas para ello. El Titular podrá presentar sus consultas y reclamos en los
siguientes canales:
Correo electrónico: servicioalcliente@herrajesysoluciones.com
Dirección física: Calle 37 # 66 A – 70, Medellín, Departamento de Antioquia
Teléfono: + 57 3243612663

TÍTULO X
MODIFICACIONES A LA POLÍTICA

HYS se reserva el derecho de modificar la presente Política en cualquier momento. Para el efecto, realizará
la publicación de un aviso en su página de internet o en el mecanismo habilitado por HYS. En caso de no
estar de acuerdo con la nueva política, el Titular de o sus representantes podrán solicitar el retiro de su
información a través del medio indicado anteriormente. Sin embargo, no se podrá solicitar el retiro de los
Datos Personales mientras se mantenga un vínculo de cualquier orden con HYS.

TÍTULO XI
VIGENCIA

La presente Política se expide y entra en vigor a los veintitrés (23) días del mes de mayo del año dos mil
veinticinco (2025)
HERRAJES Y SOLUCIONES FK S.A.S.
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